Ist Balanced Scorecard (BSC) noch immer ein geeignetes Konzept für das IT-Management? Martin G. Bernhard, geschäftsführender Gesellschafter der ECG Management Consulting GmbH in Berlin, und Autor von zahlreichen Büchern zum Thema, beschreibt, wie sich BSC in Unternehmen jeder Größenordnung einsetzen lässt.

ECF: Herr Bernhard, ist BSC heute noch ein aktuelles Thema für die IT? 

Bernhard: Aus meiner Sicht ja, weil sich Unternehmen nach wie vor Ziele setzen müssen. BSC in der IT setzt auf diesen strategischen Zielen auf und liefert ein Dokument, bei dem strategische Ziele und Projekte für die IT herauskommen. Auf dieser Basis kann die IT-Organisation mit BSC zunächst ein Tableau mit einer so genannten strategischen Story entwickeln, in der sie darstellt, warum diese Ziele gesetzt werden, wie sie zusammenhängen und welche Verknüpfungen untereinander sinnvoll sind. Erst danach erfolgt die Entwicklung der Kennzahlen und Ableitung der Aktionen. 

ECF: Welche Vorteile bringt das für die IT-Abteilung? 

Bernhard: Unterm Strich erhält sie eine Antwort auf die Frage: "Was tut die IT fürs Business?". Es geht um die Positionierung im Unternehmen. Der IT-Verantwortliche hat bessere Berücksichtigungschancen, wenn es um die Verteilung von Budgets geht, denn er kann die Diskussion nutzenorientiert führen, und außerdem kann er mit BSC visuell darstellen, welche Projekte er mit welchen finanziellen Vorgaben umsetzen will. BSC liefert ihm somit die entscheidenden Argumente in der Diskussion mit der Geschäftsleitung. 

ECF: Setzt ein BSC-Programm in der IT somit ein BSC-Programm im Business voraus? 

Bernhard: Das ist der Idealfall, weil die IT daran andocken kann. Voraussetzung für BSC in der IT sind formulierte Unternehmensziele. Hat ein Unternehmen bereits BSC oder ein anderes Management-Programm im Einsatz oder gibt es eine strategische Unternehmensplanung wie in vielen größeren Unternehmen, können die Ziele daraus übernommen beziehungsweise abgeleitet werden. Wenn keine saubere Planung vorhanden ist, muss die IT an Strategie-Meetings teilnehmen und sich ihre eigenen Ziele in mühevoller Arbeit daraus ableiten. 

ECF: Ist BSC somit für eine IT-Abteilung in einem mittelständischen Betrieb, wo die strategische Planung oft zu kurz kommt, zum Scheitern verurteilt? 

Bernhard: Nein, BSC ist eine Management-Methodik, die aus einzelnen Elementen besteht, die auf jede Unternehmensgröße individuell anwendbar sind. 

ECF: Auch auf sehr kleine Unternehmen? 

Bernhard: Ja, wir hatten beispielsweise ein Projekt bei einem Bauträger mit zehn Mitarbeitern, der für seine wichtigsten zwei Projekte ein BSC-Tableau entwickelt hat. Heute ist man mit Trainings sehr schnell startfähig. Am Ende des Tages wollen die Leute ein Handwerkzeug haben. 

ECF: Welche Kennzahlen sind für die IT sinnvoll? 

Bernhard: Kennzahlen sind immer von Zielen abhängig. Sie sind sehr situativ, in jedem Unternehmen entsteht ein Unikat, das sich nicht auf andere Betriebe übertragen lässt. Wenn Kennzahlen nicht genau zu Zielen passen, kommt es zu Fehlsteuerungen. Wer sich einen Überblick über IT-Kennzahlen verschaffen möchte, dem empfehle ich das Buch `Kennzahlen in der IT – Werkzeuge für Controlling und Management` von Dr. Martin Kütz. Er hat unterschiedliche Kennzahlensysteme vorgestellt und Anforderungen beschrieben. 

ECF: Welche Voraussetzungen muss ein CIO schaffen, um ein BSC-Projekt zu initiieren? 

Bernhard: Das hängt stark vom Umfang ab. Organisatorisch betrachtet braucht er zunächst Kapazitäten, also Mitarbeiter. Diese sind idealerweise an die IT-Führung angegliedert und entwickeln in mehreren Iterationen – ausgehend von den strategischen Zielen – BSC-Tableaus. Bei einer IT beispielsweise mit 50 bis 100 Mitarbeitern entsteht in drei bis fünf halbtägigen Workshop-Runden bereits ein Maßnahmenplan. 

ECF: Und um diesen umzusetzen, muss noch eine spezielle Software gekauft werden? 

Bernhard: Die Frage ist, wie bekommt man die Kennzahlen? Manche sind zu Beginn der Umsetzung noch nicht verfügbar. Hier reicht im ersten Schritt der Einsatz von Excel, um das Projekt auf kleiner Flamme zu halten. Wenn man nach ein bis zwei Jahren Erfahrungen gesammelt hat, kann man einen Anforderungskatalog erstellen und überlegen, ob man ein Software-Tool anschafft. Das hängt von der existierenden IT-Landschaft und deren Komplexität ab. 

ECF: Welche Kosten muss ein CIO für ein BSC-Programm einkalkulieren? 

Bernhard: Bei keiner Management-Methode ist es möglich, harte, seriöse und belastbare Zahlen zu nennen. Der Aufwand hängt vom Umfang des Projekts ab. Ein einzelnes Tableau lässt sich schon in vier bis fünf Workshops mit jeweils rund vier Stunden entwickeln. Die Kosten resultieren aus dem Personalaufwand durch das Management und den Begleiter. Bei aufwändigeren Projekten, zum Beispiel IT-Organisationen mit mehreren hundert Mitarbeitern, bei welchen die BSC auch in die Zielvereinbarungen integriert wird, ist von einem Personal- und Einführungsaufwand von ein bis zwei Jahren auszugehen. 

ECF: Kann man mit seinem Team einfach loslegen oder braucht man dafür eine spezielle Schulung? 

Bernhard: Wenn man Workshops durchführt, sollte man das Treffen für die Schulung einplanen. Das kann beispielsweise die interne Unternehmensberatung übernehmen, die mit Management-Methoden vertraut ist. Andernfalls kann eine externe Unternehmensberatung unterstützend eingebunden werden. Nach dem Training wird herausgearbeitet, welche strategischen Ziele in welchem Umfang verfolgt werden. 

ECF: Worauf muss ein CIO achten, damit sein BSC-Projekt erfolgreich umgesetzt wird? 

Bernhard: Das Projekt sollte generell durch einen Coach begleitet werden, der es versteht, das Instrument adäquat und im richtigen Umfang einzusetzen. Er entwickelt einen Bebauungsplan mit der geeigneten Taktfrequenz für die einzelnen Einführungsstufen und sorgt dafür, dass das Management bereits im Vorfeld trainiert wird, damit die Verantwortlichen wissen, worauf sie sich einlassen und den Prozess auch nachhaltig unterstützen. Es ist aber auch wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Je höher die Awareness bei allen Beteiligten ist, desto erfolgreicher lässt sich das Projekt umsetzen. 

Was tut Ihre IT fürs Business? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit oder ohne Einsatz von Management-Methoden mit.

Das Interview führte Oliver Häussler